Дисципліни:
Лабораторна робота №1
На тему:

Проектування виду БД системи LOTUS NOTES.

Дисципліна: Офісні, видавничі та банківські системи
ВНЗ:НУ «ЛП»
Формат: Word Doc

Переглядів: 1002 Додано: 2013-02-18




Частина тексту
Мета роботи: створити довільну БД системи Lotus Notes. Практично навчитися створювати види для вибору, групування, сортування різними засобами документів визначеного типу.

Теоретичні відомості

Бази Даних Notes: локальні, спільного використання, розподілені.
Основними одиницями інформації в Notes є: база-даних, документи, що містяться в базах даних; поля, з яких складаються документи.

Як правило, одна база даних Notes містить інформацію по будь-якій одній предметній галузі, наприклад вихідна кореспонденція, договір і пов'язане із ними листування, тощо. База Даних може використовуватися або індивідуально, або групою осіб в організації, або всіма співробітниками організації. Більшість баз даних, як правило, використовуються колективно.

Локальні бази даних розташовуються на робочій станції (комп'ютері) користувача. Це, як правило, персональні бази даних, такі як розклад робочого дня, тощо.

Бази даних спільного користування розміщені на сервері Notes і доступні багатьом користувачам. Бази Даних можуть копіюватися на інші сервери (наприклад, в філію організації) для полегшення доступу до них. Цей процес називається тиражуванням або реплікацією (створення репліки). При цьому, по-суті , створюється система розподілених баз даних, що є сукупністю реплік однієї і тої ж бази, розташованої на різних серверах. Використовуючи спеціальні засоби адміністратор системи може визначити права користувачів по використанню баз даних.

Вид (види, індикації, «засоби перегляду». Views).

Вид - це таблиця на екрані, що відображає деяку інформацію з документів бази даних (по одному рядку на документ). При цьому різні погляди дозволяють відбирати, групувати, сортувати різними засобами. Далі скрізь ми будемо користуватися терміном погляд, хоча в літературі зустрічаються і інші варіанти: види, індикації, тощо.

В погляді можуть демонструватися всі документи з бази даних Notes або їхні часткові вибірки. При цьому, в загальному випадку, кожному документу відповідає один рядок на екрані, в якій виводиться ключова інформація про ньому. Послідовно і з відступами за цим документом можуть розташовуватися інші зв'язані з головним документи.

Погляди застосовують певні критерії для відображення документів, такі як сортування по датах, по автору, по тематиці , тощо. Ці можливості вкладаються розробником бази даних. При цьому в погляд можуть бути включені не всі документи, а тільки ті, що задовольняють певним умовам.

Інколи в одній і тій же базі даних Різні погляди (режими перегляду) передвизначені для відображення якої-небудь певної частини усього набору документів. З іншого боку, розробником можуть бути передбачені декілька режимів перегляду, що відображають одні і ті ж документи бази, але використовуючи Різні критерії сортування (наприклад, по автору, по даті).

Наприклад, в одному з режимів перегляду бази даних "Замовники і Клієнти," документи з описами організацій можуть відображатися в алфавітному порядку назв фірм. Нижче можуть бути розміщені з відступом в рядок відповідні документи зі звітами про контакти (зустрічі, телефонні дзвінки), вхідна і вихідна кореспонденція, що відсортовані по датам. Вибір користувачем того чи іншого засобу перегляду (індикації, погляду) виконується з меню (меню View), в нижній частині якого відображається список, підготованих розробниками для даної конкретної бази засобів перегляду.

Погляди (індикації, списки перегляду) Notes є значно потужнішим засобом ніж звичайні екранні звіти. В саме середовище Notes вбудований засіб, що дозволяє динамічно звертати ці списки перегляду до рівня головних документів (наприклад, тільки списку з назвами організацій, як в прикладі). А з іншого боку, ці списки можна поширювати до рівня показу кожного окремого документа, пов'язаного з даним головним.

Подвійним натиском миші на елементі списку, що відповідає потрібному документу бази, можна викликати на екран вміст усього документа, відображеного з використанням пов'язаної з ним форми. Таким чином, погляди можна користуватися як динамічними таблицями вмісту бази даних. До того ж для кожного користувача сама система Notes автоматичні відмічає документи як прочитані або непрочитані, і ця інформація може відображатися в усіх режимах перегляду. Крім того, наступні функції можуть виконуватися безпосереднє з погляду:

Прийнята в Notes система зберігання і відображення інформації про документи, може здатись з першого погляду незвичною, але через декілька хвилин роботи вбудована в систему логіка ставе зрозумілою і природньою. Тим більш, що вона стала стандартом для багатьох застосуваннь в галузі обробки документів.

Висновок: в даній роботі я отримав практичні навички роботи з програмою Lotus Notes.