Дисципліни:
Контрольна робота
На тему:

Дослідження можливостей удосконалення інформаційної системи менеджменту на прикладі юридичної фірми "А-Лекс".

Дисципліна: Інформаційно-комунікаційний менеджмент
ВНЗ:НУ «ЛП»
Формат: Word Doc

Переглядів: 1566 Додано: 2014-06-19




Частина тексту

1. Опис підприємства

1.1. Характеристика основних напрямів діяльності

ТзОВ «А-Лекс» - юридична фірма, що заснована в 2000 році. Вона займає одне з провідних місць на ринку юридичних послуг в Хмельницькій області. Команда молодих і досвідчених професіоналів щиро відданих своїй справі, які використовують всі свої знання та багаторічний насичений досвід у вирішенні різноманітних проблем наших клієнтів. Завдяки цьому вже протягом багатьох років «А-Лекс» однозначно визнана одним з лідером ринку юридичних послуг Хмельниччини.

1.2. Місія фірми

Задоволення всіляких потреб клієнта є основною метою існування фірми. Особливістю фірми є здійснення юридичних послуг по господарському праву від державної реєстрації суб’єкта господарювання до юридичної підтримки здійснення господарської діяльності.

1.3. Характеристика основних напрямів діяльності

Основними напрямками діяльності фірми «А-Лекс» є:

• Створення комерційної або некомерційної організації будь-якої організаційно-правової форми

• внесення змін в установчі документи вже діючої організації

• проведення процедур: реєстрація підприємств, реорганізації юридичної особи (приєднання, поділ, виділення, злиття, перетворення), збільшення статутного капіталу, здійснити процес ліквідації юридичної особи

• підготовка та проведення загальних зборів акціонерів та учасників товариств з обмеженою відповідальністю, організації управління акціонерними товариствами, товариствами з обмеженою відповідальністю та іншими юридичними особами, в тому числі різними некомерційними організаціями

• надання кваліфікованої допомоги з різних правових питань господарської діяльності юридичних осіб.

2. Структура управління організацією та опис підрозділу, на базі якого розгортається спеціалізована інформаційна система

Структура управління організацією: лінійно – функціональна. Вона відповідає вимогам середовища функціонування. На сьогодні у підпорядкуванні в директора є 3 заступника, фактично існує 6 управлінських служб та планується створення 2-ох відділів:

1. Відділ з надання послуг по питаннях сімейних правовідносин

2. Відділ з надання послуг по юридичному обслуговуванню

Спеціалізована інформаційна система розгортається на базі відділу з надання послуг по складанню договорів. Правильно налагоджена система контрактів з вітчизняними партнерами, посередниками та продавцями є однією з найважливіших складовою успіху для нашої фірми, так як дозволяє вчасно реагувати на зміни в юридичній галузі, дозволяє застрахувати фірму від ризиків, пов’язаних з вибором контрагентів та можливим недотриманням ними умов контрактів. Також, добре налагоджена система укладання контрактів дозволить зменшити витрати на пошук контрагентів з величезного загалу вітчизняних фірм, дозволить сформувати критерій надійності.

Саме тому робота з різноманітними організаціями, власне укладанням, майбутнім зберіганням та використанням контрактів повинна бути налагоджена належним чином з врахуванням світової практики та реалій вітчизняного законодавства.

Проблема створення досконалішої системи організації, складання, обліку контрактів постала після того, як на підприємстві відбулися випадки зриву умов контракту зі сторони вітчизняних партнерів, що призвело до отримання збитків підприємством, і погіршенням його репутації у клієнтів. До цієї ситуації призвів недосконалий підхід до вибору контрагентів.

3. Функції підрозділу

На підприємстві в відділі з надання послуг по складанню договорів можна виділити наступні функції:

• Розгляд і реєстрація контрактів, пропозицій змін і доповнень в укладені контракти

• Здійснення всіх видів складання договорів для усіх суб’єктів господарювання

• Прийом представників партнерів

• Проведення аналізу та формування висновків щодо виконання умов угод партнерами фірми «А-Лекс»

• Здійснення контролю за виконання партнерами умов, описаних в контракті

• Систематизація даних про основних партнерів фірми «А-Лекс»

• Підготовка проектів контрактів, узгодження їх умов.

• Реєстрація контрактів, регулювання укладання договорів.

4. Завдання, що виникають на основі функцій підрозділу

На основі вказаних функцій можна сформувати наступні задачі: створення звіту, в якому будуть сформовані висновки щодо виконання умов угод партнерами фірми «А-Лекс»; створення звіту, в якому будуть сформовані висновки про кількість нових партнерів та групування їх за місцем розміщення в країні.

5. Інформаційні потоки

6. Формування локальної мережі

Для нашого підприємства потрібно впровадити локальну мережу, за допомогою якої можна було б вчасно реагувати на зміну внутрішніх та зовнішніх факторів.

Можна відмітити такі види інформації, в рамках розглянутих мною задач відділу з надання послуг по складанню договорів:

Первинна інформація

Була отримана за участі працівників відділу з надання послуг по складанню договорів за допомогою ручного набору, перенесена з паперових носіїв за допомогою процедури сканування і фотографування. Оновлюється по мірі укладання нових угод. Зберігається на сервері фірми.

Вторинна інформація

Всі оригінали контрактів, які укладались даним відділом зберігаються у картотеці відділу з надання послуг по складанню договорів. Ця інформація складає 75 % обсягу. Оновлюється по мірі укладання нових угод.

Доступ до інформації є обмеженим. Доступ до оригіналів угод мають лише деякі працівники відділу з надання послуг по складанню договорів, заміснику директора з основної діяльності та директору. Обробку інформації здійснюють лише дані працівники. Доступ до неї вони мають за допомогою особистих паролів.

Інформація про партнерів також зберігається на сервері фірми. Ця інформацію отримали внаслідок аналізу укладених угод. Вона займає 25% від усіх записів. Оновлюється по мірі укладання нових угод. Отримується з різноманітних інтернет-порталів, спеціалізованих журналів.

Доступ до інформації про партнерів є обмеженим. Доступ до оригіналів угод мають лише деякі працівники відділу з надання послуг по складанню договорів, заміснику директора з основної діяльності та директору. Обробку інформації здійснюють лише дані працівники. Доступ до неї вони мають за допомогою особистих паролів.

8. Компоненти, які входять до спеціалізованої інформаційної системи

В даному відділі будуть використовуватись такі засоби обчислювальної та оргтехніки:

• 5 ПК BRAVO INTEL 9650 - 35000 грн.

• 2 принтери SAMSUNG ML 1615 – 2000 грн.

• 1 стаціонарний телефон LG B7150 – 200 грн.

• 1 факс НР 4520 – 1500грн.

• 2 сканери НР 2400 – 800 грн.

Програмні засоби, які використовуються на підприємстві:

• Операційна система Windows Vista 1500 грн.

• Пакет офісних програм Microsoft Offiсe 2007 – 1000 грн.

• Антивірусна програма AVAST – 700 грн.

• Збірник законів і нормативних актів LIGA – 200 грн.

• Програма розпізнавання від сканованого тексту ABBYY Fine Reader 9.0 – 150 грн.

9. Шляхи автоматизації процесу введення, збереження, обробки та пред’явлення відомостей про контракти

На підприємстві після введення локальної мережі буде спостерігатись високий рівень автоматизації.

Для автоматизації процесу ведення відомостей про постачальників або про укладені контракти найкраще буде використовувати два програмні забезпечення – Microsoft Office Excel та Microsoft Office Access.

Всі електронні бланки будуть зберігатись на сервері фірми і до них будуть мати лише деякі працівники підприємства, які заходитимуть на сервер за допомогою персонального логіна та пароля. Вся інформація буде розділена на каталоги, кожний каталог буде відповідати певному року.

10. Стратегія розвитку інформаційного забезпечення системи управління організації

Ціль організації

Система, необхідна для її досягнення

Збільшення швидкості передачі даних між працівниками підприємства.

Створення реально діючої локальної мережі, розподілення зон доступу до інформації для різних працівників, залежно від посади, яку вони займають.

Збільшення швидкості передачі даних між підприємством та його партнерами.

Вихід в глобальну мереже Інтернет, що дасть змогу мати доступ до всіх змін, що відбуваються на ринку, використання електронної пошти, електронної розсилки новин.

Якщо ж, на підприємстві буде проігноровано впровадження локальної мережі, то це призведе, до зниження продуктивності праці, меншої швидкості обробки контрактів і запитів, а це в свою чергу призведе до втрати частини клієнтів, буде втрачено частину прибутку. Також якщо на підприємстві залишити паперову роботу, це призведе до збільшення канцелярських витрат, збільшення часу обробки нових угод.

Для впровадження на підприємстві нових інформаційних технологій необхідно: закупити комп’ютерну та серверну техніку, залучити фахівця по роботі з серверами, який налаштує та встановить локальну мережу, закупити програмне забезпечення та профінансувати витрати, пов’язані з його установкою, відправити на курси з підвищення кваліфікації працівників, які будуть постійно працювати з комп’ютерною технікою, сформувати у працівників нові правила роботи з первинною та вторинною інформацією, а саме:

• Щоденна перевірка електронної пошти;

• Внесення всієї поточної інформації на сервер;

• Сканування необхідних документів;

• Використання електронного документообігу.