Дисципліни:

Організація роботи зовнішньоторговельного підрозділу


« Лекції з менеджменту зовнішньоекономічної діяльності

7.1. Структура і завдання зовнішньоекономічного підрозділу (ЗТВ)

Орієнтовна структура зовнішньоторгового відділу промислового підприємства

Рис.35. Орієнтовна структура зовнішньоторгового відділу промислового підприємства

Завдання ЗТВ з експорту

1. Збір на підприємстві інформації про продукцію, готову на експорт або заплановану на експорт.

2. Складання калькуляції цін на експортну продукцію з врахуванням різних умов поставок (Інкотермс) в крупні порти своєї країни або порти та великі міста інших країн.

3. Підготовка рекламних матеріалів, каталогів, проспектів.

4. Аналіз інформації про продаж товарів в минулому, про їх рух та про відзиви на товар у кінцевого споживача.

5. Складання переліку потенційних споживачів по групах.

6. Підготовка оферт на експортні товари і розсилання їх потенційним покупцям.

7. Листування з питань укладання контрактів.

8. Переговори по контракту і його підписання.

9. Попередня обробка і укладання агентських угод.

10. Забезпечення упакування і транспортування експортного товару, а також експортна комісія.

11. Виконання всіх митних формальностей, пов’язаних з виконанням контракту.

12. Забезпечення отримання платежу.

13. Вирішення питань, пов’язаних з сервісним, гарантійним та післягарантійним обслуговуванням.

Завдання ЗТВ з імпорту

1. Збір на підприємстві заявок на імпортне обладнання, запасні частини та матеріали.

2. Збір інформації про потенційних продавців.

3. Підготовка та розсилання запитів та замовлень, аналіз технічних характеристик і цін, складання конкурентного листа.

4. Підготовка контракту.

5. Переговори із укладання контракту.

6. Попередня пророка і укладання агентських угод.

7. Забезпечення транспортування та виконання митних процедур по імпортному контракту.

8. Забезпечення своєчасності платежів.

9. Врегулювання спірних питань по імпортних контрактах.

10. Забезпечення гарантійного і післягарантійного обслуговування, купівля запасних частин.

11. Збір і аналіз інформації про потенційні групи продавців.

Участь підприємства у виставках зі своїм товаром

1. Збір інформації про виставку.

2. Ведення листування і оформлення документації по виставках.

3. Підготовка на підприємстві товарів до виставок.

4. Забезпечення транспортування і виконання митних процедур.

5. Забезпечення платежів по виставках.

6. Участь у виставці та оцінка результатів участі.

7. Продаж або повернення товарів з виставки.

8. Слідкування за товарами, не поверненими з виставки.

9. Врегулювання митних питань і статусу неповернених товарів.

7.2. Завдання працівників групи експорту

Старший спеціаліст з експорту виконує:

1. Розподіляє обов’язки між членами експортної групи, контролює та координує їх роботу.

2. Звітується перед начальником ЗТВ по роботі загалом і по роботі над окремими експортними контрактами.

3. Керує та бере участь у складанні списку потенційних покупців.

4. Керує та приймає участь у підготовці експортних цін на підставі консультацій з планово-економічним відділом (ПЕВ) та бухгалтерією, контролює листування по контрактах.

5. Проводить переговори по контракту, приймає участь у його підписанні.

6. Слідкує за забезпеченням отримання платежу та керує разом з начальником ЗТВ регулюванням всіх спірних питань.

7. Приймає участь у листуванні по контракту та забезпеченні його виконання.

8. Керує забезпеченням після продажного обслуговування.

9. Приймає участь у виставках товарів.

Спеціаліст з експорту виконує:

1. Збирає дані про товари, які готові або готуються на експорт.

2. Займається підготовкою і збором рекламного матеріалу.

3. Збирає інформацію про продаж товарів в минулому (як по підприємству, так і загалом по ринку) і про рух товарів.

4. Приймає участь у складанні списку потенційних покупців.

5. Веде листування.

6. Забезпечує упакування і транспортування експортного товару.

7. Збирає інформацію про виставку та приймає участь у підготовці товарів на підприємстві до виставки.

8. Слідкує за товарами, які не повернулися з виставки.

7.3. Завдання працівників групи імпорту

Старший спеціаліст групи імпорту виконує:

1. Розподіляє обов’язки при роботі з імпортними контрактами, контролює підлеглих, звітується перед начальником ЗТВ на кожному етапі роботи з імпорту.

2. Керує збором інформації про продавців, аналізом технічних характеристик і цін, складанням конкурентного листа.

3. Займається підготовкою контракту, керує листуванням.

4. Проводить переговори по імпортних контрактах, укладає їх та агентські угоди.

5. Контролює проведення митних і транспортних процедур.

6. Слідкує за забезпеченням після продажного обслуговування та купівлею запасних частин.

7. Разом з начальником ЗТВ та юристом налагоджує спірні питання по імпортних контрактах.

8. Керує збиранням інформації та листуванням з питань участі у виставках з метою укладання імпортних контрактів.

9. Приймає участь у виставках та купівлі товарів з виставок.

Спеціаліст з імпорту виконує:

1. Збирає в підрозділах підприємства заявки на імпортне обладнання, запасні частини, комплектуючі та матеріали.

2. Збирає інформацію про потенційних продавців.

3. Готує і розсилає запити і замовлення.

4. Приймає участь у листуванні та переговорах по контракту.

5. Слідкує разом з бухгалтерією і фінансовим відділом за своєчасністю платежів.

6. Слідкує за забезпеченням і веде листування з питань післяпродажного обслуговування та купівлі запасних частин.

7. Збирає інформацію про потенційних продавців за групами, систематизує та аналізує її.

7.4. Завдання спеціалістів з транспорту та митниці, інокореспондентів

Спеціаліст з транспорту виконує:

1. Приймає участь в калькуляції цін на імпортну продукцію з рахуванням транспортування.

2. Збирає інформацію про правила транспортування, транспортні шляхи та займається оптимізацією транспортування експортних та імпортних вантажів.

3. Встановлює контакти з транспортними організаціями та проводить роботу з ними.

4. Забезпечує упакування, завантаження та транспортування експортних та імпортних вантажів, приймає участь в організації експортної чи імпортної комісії.

5. Приймає участь у підготовці товарів на підприємстві до виставки, транспортуванні і поверненні товарів з виставки.

Спеціаліст з митниці виконує:

1. Приймає участь у калькулюванні цін на експортну продукцію з врахуванням митних процедур та тарифів.

2. Збирає інформацію про митні правила та документацію.

3. Встановлює контакти з митницею та проводить роботу з нею.

4. Займається оформленням митних процедур при відправці експортних вантажів, отриманні імпортних, відправці та поверненні товарів з виставки.

5. Займається врегулюванням митного статусу товарів в агентів та неповернених з виставки товарів.

Інокореспондент виконує:

1. Займається підготовкою рекламних матеріалів з експорту.

2. Систематизує інформацію про продаж та рух товарів в минулому.

3. Готує разом із спеціалістами з експорту та розсилає оферти, комерційні пропозиції, прайс-листи тощо.

4. Веде листування з експортних та імпортних поставок.

5. Готує разом із старшим спеціалістом з імпорту та розсилає запити і замовлення.

6. Систематизує інформацію з виставок.

7. Займається перекладом текстів комерційного характеру, технічної та юридичної документації.

7.5. Розподіл завдань працівників зовнішньоторгових підрозділів за різними ознаками

Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за функціональним принципом

Рис.36. Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за функціональним принципом

Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за товарним принципом

Рис.37. Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за товарним принципом

Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за споживчим принципом

Рис.38. Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за споживчим принципом

 Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за територіальним принципом

Рис.39. Розподіл обов’язків працівників зовнішньоторгових підрозділів за територіальним принципом

7.6. Особливості середніх і дрібних підприємств

1. Гнучкіші до змін ринкового середовища.

2. Мала ймовірність відкриття дочірніх підприємств і філій.

3. Практикуються переважно лише експортні та імпортні операції.

4. За статистикою розвинутих країн 70% валового продукту припадає на дрібні і середні підприємства.

5. Форма підприємництва переважно ТзОВ.

6. Вплив на державу є незначним, хоча вони і об’єднуються в асоціації.

7. Сфера послуг переважно представлена дрібними і середніми підприємствами.

8. Спрощена організаційна структура, відносно прості схеми управління зовнішньоекономічною діяльністю.

9. Здебільшого централізоване управління.